SISTEM KOORDINASI DAN PENUGASAN PERSONIL DI LAPANGAN
Disini saya akan menjelaskan sistem koordinasi dan penugasan personil di lapangan.
Untuk pelaksanaan kegiatan/pekerjaan konstruksi di lapangan, dilakukan di bawah pengelolaan tim proyek dipimpin oleh Project Manager, Agar pelaksanaannya mencapai target yang telah ditetapkan dalam rencana pelaksanaan, maka diadakan rapat koordinasi sebagai salah satu alat bantu manajemen. Rapat koordinasi diadakan untuk membahas tentang masalah operasional dan diadakan di proyek, terdiri atas:
1. Kick of meeting
2. Tool Box meeting
3. Rapat harian
4. Rapat mingguan
5. Rapat bulanan
1. Kick off meeting
Setelah seluruh rencana disiapkan oleh penyusun rencana kerja yang melibatkan Manajer Teknik serta personil inti lain di proyek, ataupun tenaga ahli (bila perlu), maka proyek segera dimulai.
Catatan :
mulai proyek ditandai dengan dikeluarkannya Notice to Proceed (SPMK =Surat Perintah Mulai Kerja, atau surat penyerahan lapangan).
Tujuan Rapat adalah:
a). “Team building” membangun tim proyek agar seluruh petugas, sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja, memahami benar tugas yang manjadi tanggung jawabnya.
b). Menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek,
c). Menyatukan langkah agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam menjalankan tugasnya.
d). Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure) yang berlaku,
Agenda Rapat adalah:
1. Penjelasan menyeluruh dari Manajer Proyek tentang:
a).Target keuntungan yang hendak dicapai
b).Target waktu penyelesaian proyek
c).Target mutu kerja
2. Pembagian tugas pekerjaan
3. Menyusun Standard Operating Procedure
4. Target jangka pendek (1-2 minggu) yang hendak dicapai
Jadwal Rapat :
Kick off meeting pada umumnya dilakukan saat kegiatan proyek akan dimulai dan kalau belum bisa di lokasi proyek dan dapat dilaksanakan di sekitar lokasi.
2. Tool box meeting:
Tool box meeting adalah rapat persiapan untuk membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu. Misalnya setelah selesai pekerjaan pendahuluan, maka untuk memulai pekerjaan berikutnya yaitu pekerjaan persiapan dan pekerjaan lain-lain dilakukan tool box meeting. Peserta rapat : Manajer operasi lapangan, Kepala pelaksana, mandor. Agenda rapat, membahas tentang:
a). Metode kerja yang akan diterapkan,
b). Personil/unit kerja masing-masing yang terkait,
c). Rute dan layout peralatan dan bahan
3. Rapat Harian
Rapat harian adalah rapat yang diadakan untuk merencanakan apa yang harus dikerjakan besok harinya, serta memantau, apa yang telah dikerjakan hari ini?. Apakah sesuai dengan rencana kerja harian? Peserta rapat
a). Rapat harian diikuti oleh General superintendent/Kepala pelaksana, para pelaksana mandor dan bila diperlukan dihadiri staf ahli.Rapat harian dipimpin oleh Manajer Operasi.
Agenda rapat
a). Melakukan evaluasi apakah target yang ditentukan tercapai dan menetapkan target untuk besok hari.
Jadwal rapat
a). Rapat harian dilakukan ada siang/sore hari dimana para pekerja sudah running well mengerjakan program harian, Rapat harian jarang sore hari, karena pada pagi hari saat memulai pelaksanaan proyek yang telah ditetapkan pada hari sebelumnya, dilaksanakan secara singkat (± 1 jam).
4. Rapat Mingguan
Rapat harian adalah rapat yang diadakan untuk merencanakan apa yang harus dikerjakan minggu depannya, serta memantau apa yang telah dikerjakan minggu ini. Apakah sesuai dengan rencana kerja mingguan. Peserta rapat
a). Rapat diikuti oleh Manajer Teknik, Manajer operasi, Manajer Administrasi, staf dan pihak ketiga bila diperlukan.
b). Rapat mingguan dipimpin oleh Manajer Teknik atau Manajer operasi.
c). Rapat mingguan dipimpin oleh Manajer Teknik atau Manajer operasi.
Agenda rapat
a). Mengevaluasi progres dan pencapaian pekerjaan yang ditargetkan minggu yang lalu.
b). Membahas target penyelesaisn pekerjaan seminggu yang akan datang.
5. Rapat Bulanan
Rapat bulanan proyek umumnya dipimpin lansung oleh Manajer Teknik.
Peserta rapat
a). Manajer Teknik, Manajer Operasi, Manajer Administrasi, staf, dan pihak terkait.
Agenda rapat:
a). Meninjau notulen rapat bulan lalu
b). Pembahasan pencapaian Objective/Program kerja Proyek:
1. EBPP (Evaluasi Biaya Pelaksanaan Proyek)
2. Kinerja
3. Quality Target (mutu, house keeping, safety)
4. Potensial Problem
5. Customer Complaint
6. Masalah SDM
7. Cash Flow (remijn, dropping, pembayaran dan keuangan)
8. Lain-lain (inovasi, sistem dokumentasi)
Demikian penjelasan tentang sistem koordinasi dan penugasan personil di lapangan.
Semoga bermanfaat bagi yang membaca..
